PZ dossiers niet orde? Kans op hoge boete bij bedrijfsbezoek

Dossier incompleet: hoge boetes

Bij veel bedrijven is de personeelsadministratie onvolledig zo blijkt uit recent onderzoek. Daardoor kunnen grote problemen ontstaan. Hoge boetes van de belastingdienst en de arbeidsinspectie worden met enige regelmaat opgelegd. Maar ook juridische geschillen kunnen erg kostbaar worden door het ontbreken van dossierstukken.

Het niet aanwezig zijn van verplichte stukken zoals identiteitsbewijzen etc. kan bij controles leiden tot hoge boetes die in de tienduizenden euro’s lopen. De instantie die controleert of werkgevers en werknemers zich houden aan de wet- en regelgeving rond personeel, is de inspectie SZW. Als onderdeel van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) let deze instantie met name op zaken als arbeidsomstandigheden, arbeidsverhoudingen en sociale zekerheid

Wat gebeurt er tijdens een inspectie?

De Inspectie SZW mag onaangekondigd inspecties uitvoeren bij bedrijven. Als daarbij een misstand of overtreding aan het licht komt, kun je een waarschuwing of een boete krijgen. In uiterste gevallen wordt het werk stilgelegd, bijvoorbeeld als de werksituatie te gevaarlijk is voor personeelsleden.

Lang niet alle bedrijven worden gecontroleerd. En de kans op een controle is groter als er sprake is van eerdere overtredingen, klachten of arbeidsongevallen.

De inspecteur moet zich eerst legitimeren. Daarna legt hij uit wat hij gaat doen. Als werkgever ben je verplicht je medewerking te verlenen bij al deze stappen. De inspecteur zal bijvoorbeeld:

  1. De personeelsadministratie controleren. Denk aan personeelsdossiers, contracten en loonadministratie.
  2. De werkomstandigheden controleren. Werkplek en veiligheid checken.
  3. Vragen stellen aan werknemers (of de ondernemingsraad/personeelsvertegenwoordiging)
  4. Vragen stellen aan jou als werkgever

Waar let de Inspectie SZW op?

  • Naleving van arbeidswetten. Zoals onderbetaling van werknemers (aan de hand van het huidige minimumloon), arbeidstijden en illegale tewerkstelling van vreemdelingen.
  • Schijnconstructies. De Inspectie SZW werkt samen met het UWV, Belastingdienst, IND en ILT, om schijnconstructies tegen te gaan. Uitkeringsfraude, migratiefraude en vormen van fiscale fraude worden gezamenlijk aangepakt.
  • Naleving van cao’s. Sociale partijen kunnen hulp inroepen van de Inspectie SZW om te controleren of cao’s worden nageleefd.
  • Pesten en discriminatie op het werk. Hier zijn aparte inspectieteams voor aangesteld.
  • Gevaarlijke situaties. Gevaarlijke stoffen komen voor bij meer dan 100.000 bedrijven. Voor ongeveer 400 (meestal grote) bedrijven geldt het Besluit risico’s zware ongevallen (Brzo) dat eisen stelt aan de procesveiligheid. De Inspectie richt zich op de vermindering van blootstelling aan gevaarlijke stoffen.
  • Ongevallen. De Inspectie SZW onderzoekt alle ernstige arbeidsongevallen.

Wie zijn er bij een inspectie aanwezig?

De Inspectie SZW werkt samen met andere (rijks)toezichthouders, Justitie, politie, Belastingdienst, IND, UWV en de Koninklijke Marechaussee. Personen van deze instanties kunnen dus ook aanwezig zijn tijdens de inspectie. Door controles gezamenlijk uit te voeren, hoeft er maar één inspectie van het bedrijf plaats te vinden. Als het gaat om bedrijven die met veel gevaarlijke stoffen werken (BRZO-bedrijven) zijn de samenwerkingsverbanden wettelijk vastgelegd. Deze inspecties worden uitgevoerd door een team van inspecteurs van de Inspectie SZW, het Bevoegd Gezag Wabo (milieu) en de Veiligheidsregio (brandweer). Bron: Inspectie SZW.

90% Niet in orde

Het genoemde onderzoek maakte duidelijk dat bijna 90% van de ondernemingen in het MKB om te beginnen de personeelsdossiers niet op orde heeft. Bij enkele bedrijven ontbraken de dossiers zelfs helemaal en bij een groot aantal bedrijven waren verplichte stukken zoals identiteitsbewijzen niet aanwezig of niet actueel. Dat kan dus bij controle flinke consequenties hebben.

Bovendien krijgen bedrijven die af willen van een werknemer steeds vaker nul op het rekest van de rechter, omdat zij hun personeelsdossiers niet op orde hebben, zo blijkt uit een inventarisatie van juridisch dienstverlener DAS. Denk bijvoorbeeld aan juridische stukken, zoals verslagen van functioneringsgesprekken die vaak ontbreken. Volgens Pascal Besselink, jurist arbeidsrecht bij DAS, is het percentage afwijzingen onder de flexwet met zo’n 30 tot 40% fors hoger dan voor de invoering. Toen werd zo’n 10 tot 15% van de verzoeken afgewezen.

Pezett heeft een checklist van 36 punten waarmee we verifiëren of dossiers aan alle wettelijke eisen voldoen. Zeker weten of uw dossiers goed in elkaar zitten? Laat Pezett een DossierCheck doen! U vraagt ‘m hier aan.

Van baan wisselen? Misschien is dit nu wel het juiste moment!!

“Een nieuw jaar en een nieuwe start” is dat misschien wat op jou slaat?

Voor iedereen die al een lange tijd rondlopen om een nieuwe carrière te starten is nu HET moment om alle moed bij elkaar te pakken en er gewoon voor te gaan!

Wij hebben een aantal tips voor jou om deze switch soepel te laten verlopen: Lees meer

De zzp’er wordt hard getroffen door de Wet DBA.

Een groot gedeelte van de opdrachtgevers vindt het met de komst van de Wet DBA moeilijker geworden om zzp’ers in te huren. Veel van de ondervraagde zelfstandigen geven aan opdrachten mis te lopen, de opdracht bij hun huidige opdrachtgever niet te kunnen afronden of er wordt hen gevraagd om via een andere constructie te werken.

Lees meer

Geen aanzegvergoeding als overduidelijk is dat contract niet verlengd wordt

Een manager die al een halfjaar vrijgesteld is van zijn werkzaamheden, kan aan het einde van zijn contract geen aanspraak maken op een aanzegvergoeding.

UWV biedt ook Belgische banen aan

Uitkeringsinstantie UWV gaat ook vacatures in België en Duitsland onder de aandacht brengen bij werkzoekenden in Nederland. Die mogelijkheid bestond op papier al sinds 2013, maar was dusdanig ingewikkeld gemaakt dat er nauwelijks aanbod van werk kwam uit het buitenland.

Lees meer

Een werknemer meldt zich voor de zoveelste keer ziek. Wat nu?

Een van je medewerkers meldt zich alweer ziek. En eigenlijk weet je vrijwel zeker dat hij dat niet is. Omdat hij gisteren woedend naar huis is gegaan. Of omdat je hebt gehoord van anderen dat hij er thuis of ergens anders fanatiek op los klust wanneer hij zich ziek meldt. Hoe pak je dit als goede werkgever nu het best aan?

Lees meer

Flexwerkers en herintreders moeten nog tot 1 april 2017 wachten op WW-vergoeding

Zo’n 140.000 werkloze flexwerkers en herintreders die door een wijziging van de WW-wet vorig jaar een lagere uitkering ontvingen, krijgen pas vanaf 1 april 2017 compensatie.

Lees meer

‘12.600 banen erbij in Nederlands bedrijfsleven in juni’

De werkgelegenheid in het Nederlandse bedrijfsleven is vorige maand met 12.600 banen gegroeid.

Dat stelde loonstrookverwerker ADP donderdag op basis van eigen onderzoek.

Lees meer

Minder werk voor zzp’er door VAR-vervanger met modelcontracten

Opdrachtgevers zijn door de nieuwe regels voor zzp’ers huiveriger om mensen in te huren. Dat leidt tot minder werk voor zelfstandigen.

Lees meer

Hoe kom je het makkelijkst van een werknemer af?

Wil je van je personeel af? De Erasmus Universiteit ontdekte dat de rechter een ontslagverzoek vaak niet toekent als je het op ‘disfunctioneren’ gooit. Je kunt beter inzetten op een ‘verstoorde arbeidsrelatie’.

  Lees meer