PZ dossiers niet orde? Kans op hoge boete bij bedrijfsbezoek

Dossier incompleet: hoge boetes

Bij veel bedrijven is de personeelsadministratie onvolledig zo blijkt uit recent onderzoek. Daardoor kunnen grote problemen ontstaan. Hoge boetes van de belastingdienst en de arbeidsinspectie worden met enige regelmaat opgelegd. Maar ook juridische geschillen kunnen erg kostbaar worden door het ontbreken van dossierstukken.

Het niet aanwezig zijn van verplichte stukken zoals identiteitsbewijzen etc. kan bij controles leiden tot hoge boetes die in de tienduizenden euro’s lopen. De instantie die controleert of werkgevers en werknemers zich houden aan de wet- en regelgeving rond personeel, is de inspectie SZW. Als onderdeel van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) let deze instantie met name op zaken als arbeidsomstandigheden, arbeidsverhoudingen en sociale zekerheid

Wat gebeurt er tijdens een inspectie?

De Inspectie SZW mag onaangekondigd inspecties uitvoeren bij bedrijven. Als daarbij een misstand of overtreding aan het licht komt, kun je een waarschuwing of een boete krijgen. In uiterste gevallen wordt het werk stilgelegd, bijvoorbeeld als de werksituatie te gevaarlijk is voor personeelsleden.

Lang niet alle bedrijven worden gecontroleerd. En de kans op een controle is groter als er sprake is van eerdere overtredingen, klachten of arbeidsongevallen.

De inspecteur moet zich eerst legitimeren. Daarna legt hij uit wat hij gaat doen. Als werkgever ben je verplicht je medewerking te verlenen bij al deze stappen. De inspecteur zal bijvoorbeeld:

  1. De personeelsadministratie controleren. Denk aan personeelsdossiers, contracten en loonadministratie.
  2. De werkomstandigheden controleren. Werkplek en veiligheid checken.
  3. Vragen stellen aan werknemers (of de ondernemingsraad/personeelsvertegenwoordiging)
  4. Vragen stellen aan jou als werkgever

Waar let de Inspectie SZW op?

  • Naleving van arbeidswetten. Zoals onderbetaling van werknemers (aan de hand van het huidige minimumloon), arbeidstijden en illegale tewerkstelling van vreemdelingen.
  • Schijnconstructies. De Inspectie SZW werkt samen met het UWV, Belastingdienst, IND en ILT, om schijnconstructies tegen te gaan. Uitkeringsfraude, migratiefraude en vormen van fiscale fraude worden gezamenlijk aangepakt.
  • Naleving van cao’s. Sociale partijen kunnen hulp inroepen van de Inspectie SZW om te controleren of cao’s worden nageleefd.
  • Pesten en discriminatie op het werk. Hier zijn aparte inspectieteams voor aangesteld.
  • Gevaarlijke situaties. Gevaarlijke stoffen komen voor bij meer dan 100.000 bedrijven. Voor ongeveer 400 (meestal grote) bedrijven geldt het Besluit risico’s zware ongevallen (Brzo) dat eisen stelt aan de procesveiligheid. De Inspectie richt zich op de vermindering van blootstelling aan gevaarlijke stoffen.
  • Ongevallen. De Inspectie SZW onderzoekt alle ernstige arbeidsongevallen.

Wie zijn er bij een inspectie aanwezig?

De Inspectie SZW werkt samen met andere (rijks)toezichthouders, Justitie, politie, Belastingdienst, IND, UWV en de Koninklijke Marechaussee. Personen van deze instanties kunnen dus ook aanwezig zijn tijdens de inspectie. Door controles gezamenlijk uit te voeren, hoeft er maar één inspectie van het bedrijf plaats te vinden. Als het gaat om bedrijven die met veel gevaarlijke stoffen werken (BRZO-bedrijven) zijn de samenwerkingsverbanden wettelijk vastgelegd. Deze inspecties worden uitgevoerd door een team van inspecteurs van de Inspectie SZW, het Bevoegd Gezag Wabo (milieu) en de Veiligheidsregio (brandweer). Bron: Inspectie SZW.

90% Niet in orde

Het genoemde onderzoek maakte duidelijk dat bijna 90% van de ondernemingen in het MKB om te beginnen de personeelsdossiers niet op orde heeft. Bij enkele bedrijven ontbraken de dossiers zelfs helemaal en bij een groot aantal bedrijven waren verplichte stukken zoals identiteitsbewijzen niet aanwezig of niet actueel. Dat kan dus bij controle flinke consequenties hebben.

Bovendien krijgen bedrijven die af willen van een werknemer steeds vaker nul op het rekest van de rechter, omdat zij hun personeelsdossiers niet op orde hebben, zo blijkt uit een inventarisatie van juridisch dienstverlener DAS. Denk bijvoorbeeld aan juridische stukken, zoals verslagen van functioneringsgesprekken die vaak ontbreken. Volgens Pascal Besselink, jurist arbeidsrecht bij DAS, is het percentage afwijzingen onder de flexwet met zo’n 30 tot 40% fors hoger dan voor de invoering. Toen werd zo’n 10 tot 15% van de verzoeken afgewezen.

Pezett heeft een checklist van 36 punten waarmee we verifiëren of dossiers aan alle wettelijke eisen voldoen. Zeker weten of uw dossiers goed in elkaar zitten? Laat Pezett een DossierCheck doen! U vraagt ‘m hier aan.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *