Pezett Vast-flexbeheer

Pezett DossierCheck

Vast-flexbeheer van Pezett

De basis van onze dienstverlening is de module Vast-flexbeheer. Hiermee zijn de belangrijkste functies van je PZ geregeld. Dat begint al met het aanleggen en compleet maken van de personeelsdossiers, niet alleen individueel, maar ook het collectieve dossier dat inzicht geeft in zaken als ziek- en herstelmeldingen.

We verzorgen de salarisadministratie, inclusief pensioenen en verzekeringen. Uiteraard houden we alle contracten bij: arbeidsovereenkomsten én modelcontracten. De uren- en declaratieverwerking handelen we gemakkelijk af via onze portal of de handige mobiele app. Al je personeelsgegevens zijn vervolgens 24/7 beschikbaar via onze beveiligde Pezett portal.

En dat tegen een aantrekkelijk tarief per mede-flexwerker/per maand. Voorbeeld: met omgerekend één netto maandsalaris van een secretaresse regelt een organisatie met tien medewerkers een jaar lang z’n complete PZ. Vraag eens een offerte, de kosten van een PZ afdeling op afroep zullen je erg meevallen!

Wil je liever eerst overleg? Bel Harold Tuntelder via 050-82 00 995 of mail harold@pezett.nl.

Ontvang binnen een dag je offerte

Via de PZ portal heb je 24/7 toegang tot alle dossiers en rapportages.

Wat zit er in deze dienst?

  • Individueel personeelsdossier

    .

  • Collectief personeelsdessier

    .

  • Arbeidsovereenkomsten

    .

  • Modelovereenkomsten
  • Salarisadministratie

    .

  • Urenverwerking (via app/portal)

    .

  • Declaratieverwerking/WKR

    .

  • Werkgeversverklaringen & loonbeslagen

“Pezett neemt ons de administratieve rompslomp uit handen en dat bespaart ons tijd én geld. We voeren online de uren in en Pezett doet de rest. Onze medewerkers worden op tijd uitbetaald. Dat ervaren we als prettig en betrouwbaar. Als ze vragen hebben worden ze direct geholpen. Wij zijn uiterst tevreden.”

Willem van der HuurenDirecteur Audece bv

Vast-flexbeheer in detail

Individueel personeelsdossier

Personeelsdossiers zijn cruciaal voor iedere organisatie met personeel. Je bent als ondernemer wettelijk verplicht om een personeelsadministratie te voeren. Twee aspecten zijn belangrijk; het veilig bewaren van administratieve en fiscale gegevens en het vastleggen van informatie over het functioneren van medewerkers.

Functioneringsinformatie
In een personeelsdossier houd je dus bij hoe je medewerkers functioneren en welke verbeterpunten en afspraken er zijn. Je hebt dit nodig als je de ontwikkeling van je werknemers wil sturen – bijvoorbeeld met opleidingen – maar ook als je een medewerker wil ontslaan. In een personeelsdossier bundel je de belangrijke gegevens over je medewerker in één (digitale) map. Vragen vanuit het bedrijf en van externe instanties kun je daardoor makkelijk beantwoorden. Wil het UWV of de advocaat van de medewerker bijvoorbeeld bij ontslag weten welke actie je hebt ondernomen om het gedrag van je medewerker te corrigeren, dan pak je gewoon het personeelsdossier erbij. Maar ook als een medewerker al uit dienst is, kunnen externe instanties nog om bepaalde gegevens vragen. Het is dus ontzettend belangrijk om een personeelsdossier up-to-date te houden.

Wat zit er in zo’n dossier? (Deze lijst is niet uitputtend, onze DossierCheck bevat 36 controlepunten):

  • Individueel personeelsdossier
  • Stamkaart
  • Arbeidsovereenkomst, arbeidvoorwaarden
  • Beoordelingsgesprekken
  • Financiële gegevens
  • Salarisdossier
  • Gegevens m.b.t. salaris, toeslagen, subsidies, uitkeringen etc.
  • Werknemersverklaring, loonbelasting
  • Loonbeslagen
  • Autoregeling: inhoudingen en fiscale bijtelling
  • Bedrijfsleningen
  • Pensioengegevens
  • Verzekeringen
  • Kopieën salarisstroken, jaaropgaven

Collectief personeelsdossier

    Een collectief personeelsdossier bevat onder meer:
  • Ziek- en herstelmeldingen
  • Correspondentie omtrent de zieke, zowel met de GAK-instelling, als de Arbodienst als met de medewerker zelf.
 Behalve wanneer het om privacygevoelige informatie gaat (hoort in individueel dossier) of om medische gegevens
 (hoort bij bedrijfsarts/medische dienst).
  • Kopie stamkaarten
  • Vakantiekaarten per medewerker

Arbeids- en Modelovereenkomsten

Arbeidsovereenkomsten/contracten
Werkgevers hebben behoefte aan (flexibele) arbeidskrachten. Werknemers willen vaak zekerheid. Pezett probeert beide belangen in evenwicht te houden. Bijvoorbeeld door de werkgever mogelijkheden te bieden om tijdelijke arbeidsovereenkomsten af te sluiten. En door ervoor te zorgen dat een werknemer na een contract voor bepaalde tijd een vaste aanstelling krijgt. Er zijn dan ook verschillende soorten arbeidsovereenkomsten mogelijk, vaste-, uitzend- en deeltijdcontracten. Met ons Vast-flexadvies helpen we organisaties de inzetbaarheid goed uit te balanceren.

Modelovereenkomsten
De VAR-verklaring voor ZZP’ers is per 1 mei 2016 vervangen door een nieuw systeem van modelovereenkomsten. Wat houdt deze nieuwe maatregel in en wat zijn de consequenties voor zelfstandige ondernemers?
De Belastingdienst worstelt al jaren met het aanpakken van schijnzelfstandigheid onder ZZP’ers. Dit zijn zelfstandige ondernemers die wel een VAR-verklaring hebben, maar eigenlijk alleen op papier zelfstandig zijn. Ze werken voor één opdrachtgever en doen feitelijk niets anders dan de medewerkers die in loondienst zijn. De opdrachtgever hoeft voor deze freelancers geen loonheffing af te dragen en de opdrachtnemer heeft belastingvoordeel door middel van starters- en zelfstandigenaftrek en de MKB-vrijstelling.
Het effect hiervan is echter ook dat er sprake was van oneerlijke concurrentie tussen vaste medewerkers en ZZP’ers die tegen lagere kosten hetzelfde werk doen. ZZP’ers zijn vaak onverzekerd voor arbeidsongeschiktheid en pensioenen en droegen dus ook nauwelijks bij aan het sociale stelsel. De VAR-verklaring bleek niet afdoende om dit tegen te gaan, vanaf 1 mei 2016 wil het kabinet dit oplossen met nieuwe modelovereenkomsten tussen opdrachtgever en -nemer.

Het opstellen en verzorgen van modelovereenkomsten is onderdeel van onze Vast-flexdienstverlening.

Salarisadministratie

Het voeren van een salarisadministratie is een nauwkeurige bezigheid en kost een hoop tijd. Maar je kunt het jezelf ook gemakkelijk maken. Als je de salarisadministratie uitbesteedt aan Pezett, dan weet je zeker dat alle zaken tijdig en correct worden uitgevoerd! Pezett verzorgt voor jou de loonstroken, loonmutaties, loonaangiftes en jaaropgaven. Daarnaast kunnen wij je ondersteunen met HR-administratieve taken én de salarissen voor je uitbetalen.

Salarisadministratie met persoonlijke benadering
Persoonlijk contact is belangrijk bij salarisadministratie. Door te weten welk type werkzaamheden jouw bedrijf uitvoert, kunnen we proactief handelen bij bijvoorbeeld wijzigingen in cao’s. Bij mutaties of vragen kun je ons altijd bellen. We staan je direct te woord en lossen eventuele problemen meteen op.

Salarisadministratie met HR-administratieve ondersteuning
Met Vast-flexbeheer van Pezett regel je alle HR-administratieve taken kijk maar verder op deze pagina wat we allemaal voor je regelen. Jij kunt je daardoor concentreren op het runnen van je organisatie. Wist je dat Vastflexbeheer al interessant is bij één medewerker? Voor Vastflkexbeheer rekenen we een vast bedrag per medewerker/per maand. Zo houd je overzicht en zijn er geen verrassingen achteraf.

Urenverwerking

Pezett biedt je de mogelijkheid om digitaal de uren van je medewerkers in te voeren of te accorderen. Geen gedoe meer met urenbriefjes maar alles gewoon invoeren in een digitale omgeving. Er is zelfs een handige app beschikbaar. (We verwerken in gevallen waar dat niet anders kan ook urenbriefjes tegen een marktconform tarief.)

Deze Employee Self Service (ESS) realiseren we via onze portal voor mede-flexwerkers. Je medewerkers kunnen daar niet alleen zelf hun uren invoeren, maar ook de overzichten en onderdelen van het personeelsdossier inzien die voor hen toegankelijk zijn.

Via onze werk- opdrachtgeversportal heb jij toegang tot alle personeelsinformatie en kan je de urenstaten ook goedkeuren. Wat via de portals wel en niet zichtbaar is en voor wie kunnen we volledig op maat voor jouw organisatie instellen.

Declaratieverwerking/WKR

De verwerking van declaraties van werknemers is voor een administratie vaak een hele zoektocht. Welk bonnetje hoort bij welke regel op het declaratieformulier? En declaraties zijn vaak slecht leesbaar wanneer ze met pen zijn ingevuld. Pezett maakt het eenvoudig. Als onderdeel van onze Vast-flexservice laten we iedereen met hetzelfde, digitale declaratieprogramma werken. Dit kan via onze mede-flexwerkerportal of met de handige app (beschikbaar voor iOS en Android).

Hierdoor komen alle declaraties in één overzicht terecht, inclusief fiscale bewijsvoering.
 Dus eenvoudig onkosten, uren, kilometers en abonnementen registreren.
 Je kunt de kosten 24/7 inzien, goedkeuren en doorzetten naar de boekhouding.

WKR
Ons systeem houdt al meteen rekening met de de werkkostenregeling (WKR) Het systeem biedt continu inzicht in de beschikbare vrije ruimte (1,2% fiscale loonsom) en we kunnen organisatiebrede kosten – bijvoorbeeld een collectief sportabonnement – vooraf eenvoudig budgetteren.
 Voorkom overschrijding van de vrije ruimte en onnodige belasting die kan oplopen tot wel 80% boven forfait! Je declaratie-administratie voldoet dus aan alle fiscale regels en je hebt jouw zaken op orde voor rapportage aan de belastingdienst.

Declaratieverwerking is onderdeel van ons Vast-flexbeheerabonnement.

Werkgeversverklaringen & loonbeslagen

Werkgeversverklaring

Wanneer één van je medewerkers van plan is om een huis te gaan kopen is er in de regel een aantal documenten nodig voor de hypotheekaanvraag, waaronder een werkgeversverklaring. De bank wil namelijk inzicht hebben in het inkomen en de zekerheid hebben dat de hypotheeklasten ook in de toekomst betaald kunnen worden. 
Geldverstrekkers zijn streng in het controleren dus het is van belang dat de verklaring juist wordt ingevuld. De werkgever moet in de werkgeversverklaring ook een toelichting geven op de inkomenssituatie. Verder zijn één of meerdere recente loonstroken waarbij de inkomens op de verklaring en de loonstrook overeen moeten komen. Ook deze werkzaamheden maken deel uit van de Vast-flexbeheer van Pezett. Je hebt er geen omkijken naar!

Loonbeslag
Leidinggevenden praten er liever niet over maar kunnen er eigenlijk niet meer omheen. Steeds meer ondernemers krijgen te maken met loonbeslag bij één van hun werknemers. 

Er zijn al bedrijven waar bij één op de vier werknemers loonbeslag wordt gelegd. Onze ervaring is dat veel ondernemers er weinig over weten. Ook merken wij vaak dat ondernemers het lastig vinden te weten hoe ze moeten handelen bij een loonbeslag.

Flinke stijging van het aantal loonbeslagen
Deze zorgwekkende ontwikkeling heeft ons ertoe doen besluiten om ondernemers voor te lichten over deze vorm van beslaglegging. Want ongewild spelen ondernemers hier helaas ook een rol in. Zoals bekend zit Nederland al een aantal jaren economisch in zwaar weer, waardoor de schuldenproblematiek fors is toegenomen. Het gevolg daarvan is een flinke stijging van het aantal loonbeslagen. Bij sommige bedrijven is het helaas al een structureel probleem.

Wanneer gebeurt zoiets?
Loonbeslag is het invorderen van – een deel van – het salaris door een gerechtsdeurwaarder. Dit kan hij echter alleen als hij een vonnis van de rechter of een andere titel heeft. Wanneer gebeurt zoiets nu? Op het moment dat een persoon zijn financiële verplichting, vastgelegd bij vonnis of dwangbevel, niet nakomt of na kan komen mag de deurwaarder beslag leggen.

 Het beslagleggen kan op roerende en onroerende goederen, op banktegoeden, maar ook op salaris. Dit betekent dat de deurwaarder een gedeelte van het salaris kan invorderen, zodat de financiële verplichting uiteindelijk alsnog wordt nagekomen. De hoogte van het in te vorderen bedrag is afhankelijk van de beslagvrije voet. Dit is een bedrag waar iedere inwoner in Nederland recht op heeft om in zijn of haar levensonderhoud te voorzien. De hoogte van de beslagvrije voet is afhankelijk van onder meer leeftijd en gezinssamenstelling.

Wat zijn de gevolgen voor de werkgever?
De gerechtsdeurwaarder brengt de werkgever op de hoogte van een loonbeslag. In veel gevallen is dit een verrassing. Daarnaast betekent een loonbeslag extra werk voor de salarisadministratie. Overigens zal de gerechtsdeurwaarder het beslag ook altijd aan de werknemer berichten. Maar er zijn meer gevolgen. Een loonbeslag brengt altijd spanningen met zich mee. Je medewerker voelt zich er meestal ongemakkelijk bij en schaamt zich voor de situatie. Ook kan het leiden tot een ongeconcentreerde of futloze en daardoor niet goed functionerende werknemer. Dit is direct van invloed op de sfeer binnen een afdeling en organisatie. En daar moet je als werkgever absoluut alert op zijn.

Gelukkig zien we steeds vaker ondernemers die zich behulpzaam opstellen, daarom heeft Pezett suggesties op een rij gezet voor ondernemers wanneer er een loonbeslag plaatsvindt. Met Vast-flexbeheer verzorg je dus niet alleen de administratieve verwerking, maar we bieden we je ook praktische tips hoe je om kunt gaan met deze situaties.